Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Allgemeine Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dafür eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Vorgang sind dies insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, wenn die Verarbeitung für eine Buchung, die Durchführung einer Challenge oder vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, wenn wir gesetzliche Pflichten erfüllen müssen, insbesondere steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten,
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, wenn wir berechtigte Interessen verfolgen, etwa einen sicheren und störungsfreien Betrieb, die Bearbeitung von Anfragen oder die Verhinderung von Missbrauch, und deine Interessen nicht überwiegen,
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, wenn du uns eine freiwillige Einwilligung erteilst.

3. Hosting, Server-Protokolle und Webanalyse durch IONOS

Unsere Website, Datenbank und E-Mail-Dienste werden bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, betrieben. IONOS verarbeitet Daten in unserem Auftrag. Grundlage hierfür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website verarbeitet IONOS insbesondere die zuvor besuchte Seite (Referrer), die angeforderte Seite oder Datei, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Gerätetyp, Zugriffszeit und die IP-Adresse in anonymisierter Form. IONOS stellt außerdem WebAnalytics-Auswertungen auf Grundlage dieser Zugriffsdaten bereit.

Zusätzlich zählen wir öffentliche Seitenaufrufe ausschließlich als zusammengefasste Tageswerte. Dabei speichern wir für diese Statistik keine IP-Adresse, keine Gerätekennung und keinen individuellen Besucherbezug. Mehrere Aufrufe derselben Person können deshalb mehrfach gezählt werden. Aufrufe von Teammitgliedern werden nicht gezählt, wenn diese während des Aufrufs mit ihrem Teamkonto angemeldet sind. Die Auswertung dient unserem berechtigten Interesse, die Nutzung und technische Auslastung unseres Angebots einschätzen zu können (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Wir verwenden kein Werbetracking und erstellen keine personenbezogenen Nutzerprofile.

Die Verarbeitung dient der Sicherheit, Stabilität, Fehleranalyse und technischen Optimierung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Nach den Angaben von IONOS werden die Besucherdaten acht Wochen gespeichert, nicht an Dritte weitergegeben und nicht in Staaten außerhalb der Europäischen Union übermittelt.

4. Technisch notwendiges Sitzungscookie

Unsere Website verwendet das technisch notwendige Sitzungscookie wanderwahn_session. Es hält beispielsweise deine Anmeldung, den geschützten Mitglieder- oder Organisationsbereich und Sicherheitsmerkmale gegen missbräuchliche Formularaufrufe aufrecht. Das Cookie ist als „HttpOnly“ und „SameSite=Lax“ gesetzt und wird bei einer verschlüsselten Verbindung zusätzlich als „Secure“ übertragen. Es hat eine maximale Laufzeit von sieben Tagen. Beim Abmelden wird die Sitzung beendet.

Das Cookie ist für die von dir angeforderten Funktionen erforderlich. Die Speicherung auf deinem Gerät erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Datenverarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO. Ein Einwilligungsbanner ist für dieses notwendige Cookie nicht erforderlich. Wir verwenden derzeit keine Marketing- oder Tracking-Cookies.

5. Teilnehmerkonto, Registrierung und Anmeldung

Für eine Buchung ist ein Teilnehmerkonto erforderlich. Dabei verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, einen technisch gesicherten Hash deines Passworts, den Bestätigungsstatus deiner E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkt und Status des Kontos. Dein Passwort wird nicht im Klartext gespeichert. Bei der Buchung kommen deine Versandanschrift und – soweit freiwillig angegeben – weitere Kontaktdaten hinzu.

Die Daten werden verwendet, um dein Konto bereitzustellen, dich anzumelden, deine Teilnahmen anzuzeigen, Wandernachweise zuzuordnen, Booklets bereitzustellen und Änderungen deiner Stammdaten zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Sicherheits- und Verwaltungsprotokolle verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, um unberechtigte Zugriffe und Missbrauch nachvollziehen zu können.

E-Mail-Bestätigung und Passwort-Zurücksetzung

Zur Bestätigung deiner E-Mail-Adresse und bei einer Passwort-Zurücksetzung erzeugen wir zeitlich begrenzte, nur einmal verwendbare Sicherheitslinks. In der Datenbank wird nur ein Hash des jeweiligen Tokens gespeichert. Die Verarbeitung ist zur sicheren Kontoführung erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO.

6. Buchung, Challenge-Durchführung, Rechnung und Versand

Für Bestellung und Durchführung verarbeiten wir insbesondere Konto- und Kontaktdaten, Rechnungs- und Versandanschrift, gewählte Challenge, Bestellnummer, Preis, Rabattcode und Rabattbetrag, Zahlungs- und Erstattungsstatus, Teilnahme- und Nachweisstatus, gegebenenfalls die anerkannte Distanz, Rechnung, Stornierung sowie Versandstatus. Im Testbetrieb angelegte Testbuchungen werden als solche gekennzeichnet.

Diese Daten benötigen wir zur Vertragsdurchführung, Rechnungsstellung, Bearbeitung von Stornierungen und Erstattungen, Prüfung der Teilnahme und zum Versand von Urkunde, Armband und Medaille. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Steuerlich und handelsrechtlich erforderliche Daten verarbeiten wir zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Bei jeder Buchung speichern wir außerdem die Version und den genauen Wortlaut der bestätigten Teilnahmebedingungen und der Erklärung zur gesundheitlichen Eignung und Eigenverantwortung sowie den Zeitpunkt der Bestätigung und die Zuordnung zu Konto und Buchung. Dies dient der Vertragsdurchführung und dem Nachweis, welche Erklärungen bei der jeweiligen Buchung abgegeben wurden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO.

Wenn du die Online-Widerrufsfunktion nutzt, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Buchungsnummer, Wortlaut und Eingangszeitpunkt der Erklärung sowie den Bearbeitungsstatus. Diese Daten benötigen wir zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Abwicklung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO).

Für den Versand übermitteln wir Name und Lieferanschrift an das von uns eingesetzte Versandunternehmen, soweit dies für die Zustellung erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

7. Zahlung mit PayPal

Wenn du PayPal als Zahlungsart nutzt, wirst du zur Zahlungsfreigabe zu PayPal weitergeleitet. Anbieter ist PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. Wir übermitteln die für den Zahlungsvorgang erforderlichen Angaben, insbesondere Bestellreferenz, Betrag, Währung und Beschreibung. Von PayPal erhalten wir Zahlungskennungen und den Zahlungs-, Erstattungs- oder Fehlerstatus. Vollständige Bank- oder Kartendaten erhalten wir nicht.

Die Verarbeitung durch uns ist für die Zahlungsabwicklung erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. PayPal verarbeitet Daten im Übrigen in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit, unter anderem zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Dabei können Daten innerhalb der PayPal-Unternehmensgruppe und in Drittländer übermittelt werden. Informationen zu Rechtsgrundlagen, Empfängern und Schutzmechanismen findest du in der Datenschutzerklärung von PayPal.

8. Wandernachweise und hochgeladene Dateien

Im Mitgliederbereich kannst du einen Screenshot oder eine Bilddatei als Wandernachweis hochladen. Dabei verarbeiten wir die Datei, Dateiname, Dateityp, Dateigröße, Upload-Zeitpunkt, zugehöriges Konto und zugehörige Buchung sowie das Ergebnis unserer manuellen Prüfung. Der Nachweis ist nur für berechtigte Teammitglieder zugänglich und wird in einem geschützten Speicherbereich abgelegt.

Die Verarbeitung ist zur Durchführung der Challenge erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bitte lade nur den erforderlichen Nachweis hoch und schneide Angaben zu anderen Personen sowie nicht benötigte Standort-, Gesundheits- oder sonstige private Informationen möglichst aus dem Screenshot heraus.

9. Feedback nach der Teilnahme

Nach einer abgeschlossenen Teilnahme kannst du freiwillig einen Feedbackbogen ausfüllen. Verarbeitet werden Bewertungen zur Zufriedenheit, zum Ablauf, zur Website, zum Finisher-Paket und zur Weiterempfehlung sowie freiwillige Freitexte. Das Feedback wird deinem Konto und der Challenge zugeordnet und im Organisationsbereich ausgewertet.

Die Teilnahme am Feedback ist freiwillig und hat keine Auswirkungen auf deine Buchung. Die Verarbeitung beruht auf unserem berechtigten Interesse, Rückmeldungen zu erhalten und unser Angebot zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Du kannst dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen und die Löschung deines Feedbacks verlangen, soweit keine vorrangigen gesetzlichen Gründe entgegenstehen.

10. E-Mail-Kommunikation und Kontaktaufnahme

Wir versenden notwendige Nachrichten zu Registrierung, E-Mail-Bestätigung, Buchung, Rechnung, Passwort-Zurücksetzung und den dafür vorgesehenen Statusänderungen deiner Teilnahme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; soweit gesetzliche Pflichten betroffen sind, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Zur Nachvollziehbarkeit des Versands speichern wir bei ausgehenden Nachrichten Empfängeradresse, Betreff, Nachrichtenart, Versandzeitpunkt, Versandstatus, den lesbaren Nachrichtentext und die Namen beigefügter Anhänge. Der eigentliche Inhalt einer angehängten Datei wird nicht zusätzlich im E-Mail-Protokoll gespeichert. Rechtsgrundlage ist je nach Nachricht Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c oder f DSGVO.

Wenn du uns kontaktierst, verarbeiten wir Absender- und Empfängerdaten, Betreff, Nachricht, Zeitpunkt, Anhänge und den Nachrichtenverlauf. Im Organisationsbereich können E-Mails berechtigten Teammitgliedern zur Bearbeitung zugewiesen, beantwortet und als erledigt markiert werden. Diese Schritte und die bearbeitende Person werden dokumentiert. Die Verarbeitung erfolgt je nach Inhalt nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer geordneten und nachvollziehbaren Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Einmalige Startbenachrichtigung

Wenn du dich während des Testbetriebs für die Startbenachrichtigung anmeldest, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, Bestätigungs- und Abmeldeinformationen sowie Zeitpunkte zum Nachweis deiner Einwilligung. Nach der Anmeldung erhältst du einen Bestätigungslink (Double-Opt-in). Erst nach dessen Aufruf wird deine Adresse freigeschaltet. Wir verwenden sie ausschließlich für eine einmalige Nachricht, sobald die Buchungen offiziell starten.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Du kannst sie jederzeit über den Abmeldelink in der Nachricht oder per E-Mail an info@wanderwahn.net widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

11. Organisationsbereich, Teamzugänge und interne Verwaltung

Berechtigte Teammitglieder können im geschützten Organisationsbereich Teilnehmerdaten, Buchungen, Nachweise, Versandinformationen, Rechnungen, Feedback und E-Mail-Vorgänge bearbeiten. Änderungen, Statusmeldungen und sicherheitsrelevante Handlungen werden mit Zeitpunkt und bearbeitender Person protokolliert. Zugriffe werden nach Aufgaben und Berechtigungen beschränkt.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO und aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, arbeitsteiligen und nachvollziehbaren Organisation nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

12. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Dazu gehören insbesondere:

• IONOS SE als Hosting-, Datenbank- und E-Mail-Dienstleister in unserem Auftrag,
• PayPal bei Auswahl dieser Zahlungsart in eigener Verantwortlichkeit,
• das eingesetzte Versandunternehmen für die Zustellung,
• Steuerberatung, Zahlungsdienstleister, Behörden oder Gerichte, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist,
• berechtigte Gesellschafter und Teammitglieder der Wanderwahn GbR.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf deiner Daten findet nicht statt.

13. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Danach werden sie gelöscht oder – wenn eine Löschung noch nicht zulässig ist – für andere Zwecke gesperrt.

• Das technisch notwendige Sitzungscookie hat eine maximale Laufzeit von sieben Tagen.
• IONOS speichert anonymisierte Besucherdaten nach eigenen Angaben acht Wochen.
• Kontodaten speichern wir grundsätzlich bis zur Löschung des Kontos. Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten bleiben davon unberührt, soweit Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Buchungsbelege und Rechnungen werden grundsätzlich acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstand oder die Nachricht empfangen beziehungsweise versandt wurde.
• Wandernachweise, Feedback und sonstige Teilnahmedaten löschen wir, wenn sie für die Durchführung, Reklamationsbearbeitung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nicht mehr benötigt werden und keine Pflicht zur weiteren Speicherung besteht.
• Protokolle der Vertrags- und Teilnahmebestätigungen sowie Widerrufserklärungen speichern wir zusammen mit den zugehörigen Vertragsunterlagen, solange sie für die Vertragsabwicklung, gesetzliche Aufbewahrung oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
• Nicht bestätigte oder widerrufene Startbenachrichtigungen werden gelöscht, sobald der Nachweis der Anmeldung beziehungsweise des Widerrufs nicht mehr benötigt wird. Bestätigungs- und Versandnachweise können zur Dokumentation der Einwilligung bis zum Ablauf möglicher Ansprüche aufbewahrt werden.

Gesetzliche Fristen oder ein laufender Rechtsstreit können im Einzelfall eine längere Aufbewahrung erforderlich machen.

14. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die für Registrierung, Buchung, Zahlung und Versand als erforderlich gekennzeichneten Angaben musst du bereitstellen, wenn du diese Leistungen nutzen möchtest. Ohne diese Daten können wir kein Teilnehmerkonto anlegen oder den Vertrag durchführen. Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet oder aus dem Zusammenhang erkennbar.

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und führen kein Profiling durch. Wandernachweise werden durch berechtigte Teammitglieder geprüft.

15. Deine Datenschutzrechte

Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, hast du insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine E-Mail an info@wanderwahn.net. Damit wir keine Daten an unberechtigte Personen herausgeben, können wir einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen.

Beschwerderecht

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für unseren Sitz ist insbesondere zuständig:

16. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung, gehashte Passwörter, geschützte Dateispeicher, rollenbasierte Zugriffe, zeitlich begrenzte Sicherheitstoken und die Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Website, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar.

Hinweis: Wenn wir künftig zusätzliche Dienste wie Google Drive, externe Analyse-, Marketing- oder Kartendienste einbinden, ergänzen wir diese Erklärung vor deren Einsatz und holen eine Einwilligung ein, soweit dies erforderlich ist.